Контракт - це письмова угода, яка підлягає дії закону між замовником та постачальником, підрядником чи постачальником послуг щодо надання товарів, робіт та послуг. Адміністрування договору(контракту)

Адміністрування контракту передбачає всі види діяльності, пов'язані з моніторингом виконання постачальниками, підрядниками та постачальниками послуг, щодо виконання ними договірних зобов'язань, а також для забезпечення відповідних дій для оперативного усунення недоліків, виявлених при виконанні контракту, обсязі чи умовах.

З чого це починається?

Підготовка до адміністрування контракту починається з планування, яке має розпочатися в процесі торгів та відбору. Це планування включає призначення адміністраторів контрактів, стратегію проведення періодичного перегляду результатів діяльності, часові рамки для підтвердження виконання та прийняття результатів контракту з метою уникнення затримок платежів та розуміння умов контракту для забезпечення ефективного нагляду.

Хоча власне планування починається в процесі відбору, адміністрування контракту фактично починається з моменту підписання договору, який є тим пунктом, коли сторони договору пов'язані його умовами та умовами.

Хто відповідає?

Замовник зазвичай призначає співробітників або, бажано, команду кваліфікованих осіб, щоб взяти на себе відповідальність за управління контрактом. Відповідальній Адміністратор контракту повинен виконувати зобов'язання та обов'язки замовника, визначені у договорі, та забезпечувати, щоб постачальники, підрядники та постачальники послуг виконували договір відповідно до його умов. Тим не менше, постачальник, підрядник чи постачальник послуг несе основну відповідальність за те, щоб товари, роботи чи послуги відповідали необхідним стандартам та консультували щодо необхідності будь-яких змін внаслідок обмежень, що виникли під час виконання контракту.

Адміністрування контракту, як правило, укладається з остаточним оглядом та прийманням товарів, робіт чи послуг до дати завершення або розірвання договору. Інспекція та перевірка перед прийняттям повинна як мінімум забезпечити:

• Отримано правильну кількість,
• Товари, роботи чи послуги відповідають технічним стандартам, визначеним у договорі,
• Будь-які зміни договору добре зафіксовані та враховані,
• Товари, роботи або послуги були доставлені або завершені вчасно, або що-небудь
• було відзначено затримку та вжито відповідних дій, як зазначено в договорі, та
• Були отримані всі необхідні посібники чи документація.

Наскільки це насправді важливо?

Етап виконання контракту є дуже важливим, оскільки саме там отримуються результати процесу закупівлі, і особа може в остаточному підсумку отримати очікувані переваги від свого запиту на закупівлю. Без укладення договору та ефективного виконання контракту цілі ініціювання процесу закупівлі неможливо досягти. Постачальник, підрядник чи постачальник послуг несе відповідальність за виконання договору відповідно до його умов та умов, щоб відповідати всім технічним стандартам та стандартам якості. Замовник також несе відповідальність за дотримання умов договору; особливо зобов'язання із забезпечення платежів здійснюються вчасно.

Чи отримує це увагу, яке воно заслуговує?

Адміністрування контрактів передбачає управління ризиками. Її основна мета - моніторинг виконання, щоб забезпечити досягнення цілей контракту вчасно та в межах запланованого бюджету, а також виявити будь-які недоліки та знайти виправлення (включаючи припинення чи розірвання договору) до того, як буде занадто пізно.

Гарне адміністрування контрактів має вирішальне значення для успіху процесу державних контрактів, оскільки саме на цьому етапі відбувається значна кількість відходів та зловживань державними коштами та корупція при державних контрактах. Основна увага приділяється процесу закупівель, який є порівняно меншим періодом, ніж виконання контракту. Однак реальні вигоди отримуються після укладення договору, тому потрібно приділяти більше уваги забезпеченню виконання договору відповідно до його умов. Це не зменшує значення процесу закупівлі для отримання контракту, але реальна цінність всього процесу закупівлі реалізується лише після укладення контракту.